Au travers de cet article, nous allons vous expliquer comment développer le travail collaboratif ainsi que le partage d’information au sein de votre entreprise mais aussi avec vos différents partenaires.
1er point, la communication interne
Aujourd’hui le « tout mail » est un vrai problème dans les entreprises, il est pourtant le principal outil de communication en interne. D’ailleurs, seul l’émetteur définit avec plus ou moins de pertinence le ou les destinataires du mail. Ce qui laisse ensuite peu de structure pour classer les messages selon des critères spécifiques.
Chatter est la solution de communication interne pour votre entreprise.
Ce dispositif de communication est un mix du meilleur de Facebook et de Twitter, il propose :
Un « mur » sur lequel chaque salarié décide ou non de suivre, d’intervenir, de commenter ou de répondre.
La possibilité de mener une discussion privée ou publique
Une solution de partage de fichiers
Une communication instantanée
Ainsi les utilisateurs ne subissent plus d’envois massifs et inappropriés mais peuvent s’abonner au flux d’information qui les concernent en répondant à leurs besoins opérationnels. Ils pourront suivre :
Des utilisateurs
Des groupes
Des comptes, des comptes personnels et des contacts
Des opportunités de vente
Des fichiers
Des requêtes
Des contrats…
Les utilisateurs pourront alors, structurer et contrôler les messages qu’ils souhaitent publier et recevoir en fonction de leurs besoins en matière de collaboration et d’information.
Chatter améliore la communication interne en terme de productivité, de qualité de communication, de réactivité, de partage d’information et de documents.
2ième point, la gestion du temps et l’organisation du travail
Pour améliorer votre gestion du temps et votre organisation de travail, Salesforce vous offre la possibilité de partager votre agenda avec vos collaborateurs, tout en ayant les fonctionnalités traditionnels d’un agenda (type Outlook par exemple) vous pourrez donc créer un lien entre un événement et un grand nombre des objets de l’application comme : les pistes, comptes, contacts, opportunités, devis, commandes… par ailleurs la possibilité de gérer les tâches en les associant aux objets est offerte.
Cloud scheduler vous permet d’organiser vos réunions simplement, que ce soit en interne ou avec vos clients . Chaque interlocuteur recevra une invitation personnalisée permettant à chacun de valider ou de proposer une date. Vous pourrez ainsi suivre tout le cheminement jusqu’à la validation finale de votre événement.
3ième point, le partage collaboratif des documents
Salesforce propose deux fonctions complémentaires de partage des documents:
La première vous permet de partager un fichier et de le publier sur Chatter en spécifiant le ou les destinataires. Vous pourrez également donner des droits d’accès. Ainsi les utilisateurs seront avertis du partage et auront la possibilité de le commenter ou de le modifier.
La seconde fonction, la bibliothèque Content, stocke tous les documents de tous types. Ces derniers sont tagués par mots clefs afin d’en faciliter les recherches. Vous pourrez suivre l’évolution des documents et si besoin récupérer des versions antérieures avec les commentaires et notes associées.
Pour transmettre ces contenus, l’utilisateur ou le groupe aura accès à une page de livraison suite à un lien reçu dans la notification. Il pourra ainsi le visualiser ou le télécharger selon le temps définit par l’auteur. Ensuite dès sa livraison, les autres utilisateurs seront informés de la transmission du document au destinataire.
Ainsi ces deux fonctions combinées permettent de se libérer des problèmes de gestion de version, de gestion des droits, de recherche et de transmission et de gagner ainsi en productivité.
4ième point, la communication avec vos partenaires et clients
Avec Chatter, vous pourrez communiquer avec tous vos partenaires et collaborateurs ayant un accès à Saleforce ou non. Certains avec Chatter Free (licence Saleforces partielle) auront un accès libre tandis que pour échanger avec les contacts externes, Chatter external (accès limité) offre l’opportunité de communiquer également mais en garantissant le confidentialité du reste de votre contenu dans Salesforce.
De plus, l’intégration de portails clients et partenaires est possible en tenant compte des exigences fonctionnelles plus spécifiques.
